1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Northern Light Gravel UG (haftungsbeschränkt)
Lasse Fankhänel, Geschäftsführer
Westerrode 40b
22415 Hamburg
(im Folgenden „Veranstalter“)

2. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Organisation und Durchführung der Veranstaltung werden personenbezogene Daten der Teilnehmer verarbeitet.

Dies umfasst insbesondere:

• Vor- und Nachname
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Notfallkontakt (optional)
• Teilnehmernummer
• GPS-Positionsdaten während der Veranstaltung
• Foto- und Videoaufnahmen
• Zeitmessdaten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung und Organisation der Veranstaltung sowie zur Öffentlichkeitsarbeit.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – Teilnahme an der Veranstaltung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Veranstalters an Organisation, Sicherheit und medialer Dokumentation)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, insbesondere für Foto- und Videoaufnahmen sowie Livetracking)

Das berechtigte Interesse umfasst insbesondere:

• sichere Durchführung der Veranstaltung
• Information von Angehörigen und Öffentlichkeit über den Veranstaltungsverlauf
• Dokumentation der Veranstaltung
• Öffentlichkeitsarbeit und Präsentation zukünftiger Veranstaltungen

4. GPS-Livetracking

Im Rahmen der Veranstaltung wird ein Livetracking durchgeführt.

Hierzu werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• Teilnehmernummer
• aktuelle GPS-Position
• Geschwindigkeit und Bewegungsdaten
• Zeitstempel

Diese Daten werden über die Plattform Follow My Challenge verarbeitet und öffentlich zugänglich gemacht.

Zweck des Livetrackings ist: Erhöhung der Sicherheit der Teilnehmer, Information von Angehörigen und Öffentlichkeit, Dokumentation der Veranstaltung

Die Teilnahme am Livetracking ist Bestandteil der Veranstaltung.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Follow My Challenge finden sich unter:
https://followmychallenge.com/privacy

5. Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltung werden durch den Veranstalter oder beauftragte Personen Fotos und Videos erstellt.

Diese können insbesondere zeigen:

• Teilnehmer während der Veranstaltung
• allgemeine Veranstaltungsszenen

Diese Aufnahmen können verwendet werden für:

• Bereitstellung für Teilnehmer
• Veranstaltungsdokumentation
• Veröffentlichung auf Websiten
• Veröffentlichung auf Social Media (z. B. Instagram, Facebook, YouTube)
• Berichterstattung
• Bewerbung zukünftiger Veranstaltungen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

6. Veröffentlichung im Internet und in sozialen Medien

Fotos, Videos und Trackingdaten können weltweit abrufbar sein, insbesondere über:

• Veranstaltungswebsite
• Social Media Plattformen
• Livetracking-Plattform

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Veröffentlichung im Internet ein vollständiger Schutz vor Zugriff durch Dritte nicht möglich ist.

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies erforderlich ist, insbesondere an:

• Livetracking-Dienstleister (Follow My Challenge)
• IT-Dienstleister
• Hosting-Anbieter

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht ohne gesetzliche Grundlage oder Einwilligung.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist.

Typische Speicherdauer:

• Organisationsdaten: bis zu 3 Jahre
• Ergebnisdaten: dauerhaft zur Dokumentation
• Foto- und Videoaufnahmen: dauerhaft zur Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit
• Trackingdaten: bis zu 3 Jahre

9. Rechte der betroffenen Personen

Teilnehmer haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Ein Widerruf einer Einwilligung ist jederzeit möglich.

Hierzu genügt eine formlose Mitteilung an den Veranstalter.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes des Veranstalters.

11. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die Teilnahme erforderlich.

Ohne diese Daten ist eine Teilnahme nicht möglich.

12. Datensicherheit

Der Veranstalter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Der Veranstalter behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen.

Es gilt jeweils die aktuelle Version.

Stand: 1. März 2025

Northern Light Gravel UG (haftungsbeschränkt)